Buchhaltung - Verfahrenswechsel

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Die Funktion kann hilfreich sein, wenn das Buchhaltungsverfahren umgestellt wird. Um einen ordentlichen Abschluss im bisherigen Buchhaltungsverfahren zu erhalten, werden alle offenen Posten durch eine Zahlung ausgeglichen. Im neuen Buchhaltungsverfahren wird der "falsche" Zahlungsbetrag für den Zahler als Zugang in der Nachberechnung hinterlegt.

Die über den Verfahrenswechsel erzeugten Zahlungen erhalten die Zahlungsart VFM. Zahlungen mit diesem Zahlungsart erscheinen nicht auf dem Finanzamtbescheinigung.

Ausgleich durchführen

1.      Öffnen Sie <Buchhaltung/Verfahrenswechsel>.

2.       Wählen Sie den Mandanten für den der Ausgleich durchgeführt werden soll. Der übergeordnete Mandant hat die Möglichkeit in einem Arbeitsschritt den Ausgleich für alle Betreuungseinrichtungen gleichzeitig durchzuführen, dazu wählen Sie die Verwaltungsstelle aus.

3.      Die Ausgabeart wird bereits vorbelegt.

4.      Wie die Daten aufbereitet werden, hängt vom Format ab. Für einen einfachen Ausdruck wählen Sie den Eintrag PDF (Portable Document Format), dieser ist auch meist als Standard vorbelegt.

Der Verfahrenswechsel kann nach einer Sollstellung, Monatsabschluss, Zahlungslauf und Export in die Buchhaltung nicht mehr zurückgesetzt werden.

5.      Batch-Ausgabe startet den Vorgang. Aufgrund des Umfangs und der Komplexität wird die Ausgabe im Batch-Modus ausgeführt. Das bedeutet, die Daten werden im Hintergrund ermittelt und Sie können die Wartezeit nutzen und an anderer Stelle in der Anwendung weiterarbeiten. Der Auftrag wird im Layer Batchjob angezeigt.

•        Klicken Sie auf Aktualisieren, falls Sie warten möchten.

Zusätzlich erscheint im unteren linken Bereich der Batchjob. Dort erscheint ein grüner Punkt, solange die Bearbeitung läuft. Die erfolgreiche Fertigstellung wird durch einen grünen Haken () und Probleme durch einen roten Punkt kenntlich gemacht. Die Anzeige in der unteren linken Ecke bleibt solange bestehen, bis Sie den Batchjob öffnen, entweder über <System/Batchjob> oder direkt über den Link in der Anzeige.

6.      Treten beim Ausgleich Fehler auf wird die Durchführung abgebrochen. Nach Beendigung das Batchjobs prüfen Sie sich bitte unbedingt das Protokoll.

•        Ansehen wechselt in die Detailansicht. Fehler werden im Layer Meldung rot angezeigt.

•        Ausgeben erstellt das Protokoll im PDF-Format. Alle erzeugten Zahlungen und Nachberechnungen aus den Verfahrenswechsel werden aufgeführt.

Die über den Verfahrenswechsel erzeugten Zahlungen erhalten die Zahlungsart VFM. Zahlungen mit diesem Zahlungsart erscheinen nicht auf dem Finanzamtbescheinigung.

Fehlermeldungen

Treten beim Ausgleich Fehler auf wird die Durchführung abgebrochen.

Meldung

•        Diese/r Zahler/in (Person oder Institution) ist nicht in den Abrechnungsdaten beim Kind: definiert!

de.kid.standards.UserException: Fehler beim Datenübernahme im Zahlungzahler-Satz! Kind: Name, Vorname (01), Person: Name, Vorname

Gegebenenfalls muss für die genannte Person oder Institution eine Nachberechnung angelegt werden. Die Nachberechnung sollte nach dem Ausgleich wieder gelöscht werden, aber nur wenn Sie sicher sind, dass der Ausgleich nicht mehr zurückgesetzt werden soll.

Eine einfache Variante ist z.B. für die Kostenart Auslagen Verwaltung einen Zugang und Abgang von 1,- € zu erfassen. Solch eine Nachberechnung muss nicht wieder gelöscht werden, da Zugang und Abgang in der Summe 0,- € ergibt und dieser Wert nicht in die Buchhaltung übergeleitet wird.

Ausgleich zurücksetzen

Wird nach dem Verfahrenswechsel eine Sollstellung, Monatsabschluss, Zahlungslauf, Export in die Buchhaltung oder eine Änderung in der Nachberechnung durchgeführt kann der Ausgleich NICHT mehr zurückgesetzt werden.

Angelegte Zahlungen und Nachberechnung löschen entfernt alle automatisch erzeugten Sätze. Nach Beendigung das Batchjobs prüfen Sie sich bitte unbedingt das Protokoll. Ansehen wechselt in die Detailansicht. Fehler werden im Layer Meldung rot angezeigt.