Kind - Neu

Schaltflächen im Formularkopf

Jedes Kind ist ein Datensatz mit eigenen Stammblatt, auf dem sämtliche Angaben des Kindes verwalten werden. Die ersten Stammdaten können manuell erfasst oder importieren werden. Für den Import der Daten nehmen Sie bitte mit der Hotline Kontakt auf.

•        Zum Anlegen eines Geschwisterkindes sollten Sie mit der Funktion Kopieren arbeiten. Beim Kopieren übernehmen Sie viele Angabe mit wenigen Schritten in einen neuen Datensatz.

Wie kann die Eingabe vereinfacht werden?

Verzichten Sie bei der Datenerfassung auf die Maus. Die Erfassungsmaske ist so angelegt, dass der Cursor mit der Tabulator-Taste (links neben "Q") von Feld zu Feld springt. Am Besten arbeiten Sie sich so von oben nach unten durch das Formular.

•        Bei den Auswahl- und Listenfeldern geben Sie einfach den ersten Buchstaben des gewünschten Eintrags ein und es wird der erste Eintrag mit diesem Buchstaben eingeblendet. Bei erneute Eingabe des Buchstabens erscheint der zweite Eintrag usw. Oder Sie blättern mit den Pfeil-Tasten nach unten und oben.

•        Zum Ein- bzw. Ausschalten einer Option () nutzen Sie die Leertaste.

•        Bei der Neuanlage eines Kindes speichern Sie NICHT zwischendurch, da sich die Ansicht verändert und die Schnellerfassung dann nicht mehr möglich ist.

Grunddaten eines Kindes erfassen

1.      Zum Erfassen eines neuen Kindes wählen Sie <Kind/Neu>. Sie erhalten ein leeres Erfassungsformular.

2.      Im oberen Layer Kind müssen die Felder Name und Vorname gefüllt werden. Der erste Buchstabe wird automatisch nach dem Verlassen der Felder groß geschrieben. Das Geburtsdatum wird ein Pflichtfeld, sobald sich der Status "ohne" ändert.

Befinden Sie sich auf übergeordneter Ebene muss zusätzlich im Feld Mandant die Betreuungseinrichtung des Kindes eingestellt werden. Nach dem Speichern der Daten kann die Betreuungseinrichtung nicht mehr geändert werden.

•        Durch den am 1. November 2013 in Kraft getretenen § 22 Absatz 3 Personenstandsgesetz kann der Personenstandsfall ohne eine Angabe in das Geburtenregister eingetragen werden, wenn das Kind weder dem weiblichen noch dem männlichen Geschlecht zugeordnet werden kann. Diese Regelung gilt "rückwirkend" für alle zu diesem Zeitpunkt lebenden Personen. Dies wird in den Statistiken der Kinder- und Jugendhilfe ab dem Berichtsjahr 2017 berücksichtigt, indem neben den Ausprägungen männlich und weiblich eine weitere Ausprägung "7= Ohne Angabe (nach § 22 Absatz 3 Personenstandsgesetz)" eingeführt wird.

•        Jedes Kind erhält einen Status. Anhand des Status ist zu erkennen, ob ein Kind registriert, angekündigt, angemeldet, aktiv oder abgemeldet ist. Die Angaben in den Feldern Voranmeldung am, Angemeldet am und Angemeldung zum bestimmen den aktuellen Status. Das Kind erhält den Status "ohne", wenn die Felder leer bleiben oder das nächste gültige Datum in der Zukunft liegt.

•        Steht bereits die Betreuungsgruppe fest, wählen Sie einen Eintrag aus. Zur Auswahl stehen nur die Gruppen, die bereits erfasst wurden. Die Zuordnung erhält einen Verlauf mit dem Datum aus dem Feld "Angemeldet zum". Ist kein Eintrittsdatum vorhanden wird kein Gültig ab-Datum für die Gruppenzugehörigkeit vergeben.

•        Die Zuordnung einer Betreuungsform ist hilfreich für die Aufteilung bei Mischgruppen, z.B. erhalten einige Kinder eine ganztags und andere eine vormittags Betreuung. Zusätzlich muss eine Betreuungsform vergeben werden, wenn das voraussichtliche Austrittsdatum ermittelt werden soll. Für bestimmte Auswertungen (Jugendhilfestatistik, Personal- u. Platzzahlmeldung) ist es unbedingt erforderlich die Betreuungsform zu pflegen.

Zur Verfügung stehen alle Einträge, die unter Standard/Betreuungsform von der Verwaltungsstelle angelegt wurden. Für die Betreuungsform wird automatisch ein Verlauf mit dem Datum aus dem Feld "Angemeldet zum" angelegt. Ist kein Eintrittsdatum vorhanden erhält das Kind die Zuordnung zur Betreuungsform ohne Startdatum.

Person zuordnen

3.      Zum Zuordnen einer Person wechseln Sie in den Layer Zugeordnete Person 1.

Eine Person sollte nicht doppelt erfasst werden, deshalb prüfen Sie zuerst über den Filter, ob die zu erfassende Person bereits vorhanden ist. Geben Sie in den Filter den Namen der Person ein und wechseln mit TAB in das Feld Person. Die Auswahl zeigt nur die Einträge die Ihre Eingabe beinhalten. Ist die Person vorhanden, wählen Sie den Eintrag aus.

Wählen Sie den Eintrag (Neue Person), um einen neuen Datensatz anzulegen.

Erläuterung einiger Felder

4.      Eine weitere Person kann im unteren Layer Zugeordnete Person 2 erfasst werden. Nutzen Sie die Schaltfläche Daten von Person 1 auf Person 2 übertragen, wenn Name, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Telefonnummer identisch sind. Ansonsten gehen Sie vor wie unter Punkt 3 beschrieben.

5.      Entscheiden Sie, ob direkt ein weiteres Kind erfasst werden soll oder ob Sie die soeben erfassten Daten ergänzen möchten.

•        Speichern/Erfassen übernimmt alle Angaben und öffnet eine neues leeres Erfassungsformular.

•        Speichern/Bearbeiten übernimmt alle Angaben und öffnet direkt das Stammblatt des neu erfassten Kindes.

Beim erstmaligen Speichern erhalten die Datensätze eine fortlaufende Nummer (pro Mandant).

Eine Prüfung sucht nach gleichen Datensätzen. Beim Kind werden Name, Vorname und Geburtsdatum; bei der Person Vorname, Nachname, Geschlecht oder Anschrift abgeglichen. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis, der Datensatz wird trotzdem gespeichert. Gegebenenfalls müssen Sie den neuen Datensatz löschen und durch den bestehenden ersetzen.

Ggf. wurde beim Speichern eine automatische Wiedervorlage erzeugt. Dies passiert, wenn der übergeordnete Mandant einen Empfänger festgelegt hat. Der Empfänger wird durch die Wiedervorlage informiert, dass es neue Datensätze gibt.