Abrechnung - Zahlung (Express)

Schaltflächen im Formularkopf

Die Express-Zahlungserfassung hat den Vorteil, dass die Eingabe ohne Mausklick getätigt werden kann. Mit der TAB-Taste springen Sie von Feld zu Feld, dadurch ist eine schnelle Bearbeitung der Zahlungseingänge möglich. Allerdings muss Ihnen die Person-Nummer und die Kind-Nummer bekannt sein.

1. Die schnelle Zahlungserfassung öffnen Sie über Abrechnung/Zahlung (Express).

   

Bearbeitungsmöglichkeiten

1. Zahlung erfassen

   1.      Im Feld Mand.-Nr. wird die Nummer des aktuellen Mandanten angezeigt. Ändern Sie die Nummer, falls Sie Zahlungen für einen anderen Mandanten erfassen möchten. Sobald Sie das Feld mit der TAB-Taste verlassen, wird der Name des gewählten Mandanten angezeigt.

   2.      Als nächstes muss der Zahlweg bestimmt werden. Geben Sie die Nummer in das Feld ZW ein, die Bezeichnung wird daneben eingeblendet. Mit der TAB-Taste springen Sie zum nächsten Feld.

   3.      Geben Sie den Zahlungsmonat ein und bestätigen die Eingabe mit der TAB-Taste. Überprüfen Sie die Jahresangabe und drücken die TAB-Taste. Im Feld Beleg kann z.B. ein Hinweis zur Kontoauszug-Nr. hinterlegt werden.

   4.      Nach dem Sie die Personen-Nr. eingegeben und mit der TAB-Taste bestätigt haben, wird der Name des Zahlers angezeigt. Es stehen alle Personen zur Auswahl, die beim Kind in den aktuellen Abrechnungsdaten hinterlegt sind bzw. in der aktuellen Sollstelllung verarbeitet wurden. Einträge aus dem Layer Zahler werden nicht angezeigt, es sei denn es gibt eine Nachberechnung.

   5.      Der Zahlungseingang muss einem Kind zugeordnet werden. Geben Sie die Kind-Nr. ein. Es sind nur die Kinder vorhanden, die die ausgewählte Person als Zahler haben.

   6.      In der letzten Zeile geben Sie den gezahlten Betrag ein. Das Buchungsdatum wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Für den Buchungstext wählen sie bitte einen kurzen aussagekräftigen Text z.B. Kitabeitrag Januar 2007.

   7.      Wenn Sie das Feld mit der TAB-Taste verlassen, aktivieren Sie das Symbol Übernehmen. Zum Speichern der Zahlung drücken Sie die RETURN-Taste. Sind alle Eingaben korrekt wird der Zahlungseingang im unteren Layer Protokoll aufgeführt. Das Protokoll listet alle nicht freigegeben Zahlungen, die von Ihnen erfasst wurden, auf.

   Wenn Sie sich im Hauptmandanten befinden wird pro Mandant eine Zwischensumme anzeigen. Am Ende steht die Gesamtsumme.

   8.      Für weitere Erfassungen bleiben Ihre Eingaben gespeichert. Sie müssen lediglich die Person-Nr., Kind-Nr. und den Betrag neu eingeben. Zum leeren der drei Felder klicken Sie auf das Symbol Neu.

    

   Überzahlung auszahlen

2. Zahlung bearbeiten bzw. löschen

   Der Layer Protokoll listet alle Zahlungseingänge auf, die von Ihnen erfasst und noch nicht freigegeben wurden. Diese Zahlungen können hier bearbeitet, freigegeben und gelöscht werden.

   1. Zahlung bearbeiten zeigt die Angaben im oberen Layer Zahlung an. Nehmen Sie dort die Änderungen vor und Übernehmen die Zahlung erneut. Die Änderung wird im Protokoll angezeigt.

   2. Zahlung löschen entfernt den Zahlungseingang. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.

      

   3. Freigeben bucht intern die Zahlungseingänge und verteilt dabei die Zahlung auf die einzelnen Haushaltsstellen. Die Zahlung wird danach nicht mehr im Layer Protokoll angezeigt. Eine weitere Bearbeitung der Aufteilung bzw. das Löschen der Zahlung ist nach der Freigabe über Zahlung (Suchen) möglich. Nur freigegebene Zahlungen werden im Monatsabschluss abgerechnet.

   Zurücksetzen macht alle Änderungen an dem Datensatz rückgängig. Es werden wieder die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

   

    

    

3. Zahlung freigeben

   Noch nicht freigegebene Zahlungssätze werden im Layer Protokoll angezeigt. Die Schaltfläche Freigeben im Formularkopf bucht intern die Zahlungseingänge und verteilt dabei die Zahlung auf die einzelnen Haushaltsstellen. Die Zahlung wird danach nicht mehr im Layer Protokoll angezeigt.

   Über die Funktion Freigeben/Bearbeiten kann direkt die automatische Zahlungsaufteilung bearbeitet werden, ansonsten sind Änderungen wie löschen, stornieren und bearbeiten der Aufteilung über Zahlung (Suchen) möglich.

    

4. Aufteilung der Zahlung