Standard - Zusatzkosten - Neu/Bearbeiten

Für den Besuch eines Kindes in einer Einrichtung fallen oftmals zusätzlich zum Betreuungsbeitrag weitere Kosten an. Dies könnten Zusatzkosten für folgende Leistungen sein: Verpflegung, Getränke, Bastelgeld usw.

Beispiele: Zusatzkosten

Zusatzkosten übernehmen

Meist legt der übergeordnete Mandant (Zentrale Verwaltungssstelle) alle Zusatzkosten an und stellt sie den Betreuungseinrichtungen zur Verfügung. Jede Betreuungseinrichtung kann die Einträge nutzen, wenn unter <Mandant/Layer Optionen> der Eintrag Aus dem übergeordneten Mandanten übernehmen aktiviert ist.

Beachten Sie, dass in dem Fall auf der Ebene der Einrichtung keine Bearbeitung der Zusatzkosten möglich ist.

•        Die Auswahl der Mandanten findet im Layer Zuordnung statt.  

Zusatzkosten erfassen/bearbeiten

1.      Öffnen Sie ein leeres Erfassungsformular über <Standard/Zusatzkosten/Neu> bzw. wählen Sie Bearbeiten über die Listenzeige.

2.      Zur Neuerfassung geben Sie die Bezeichnung für die Zusatzkostenart in das Eingabefeld ein. Über die Bezeichnung wird der Eintrag später zugeordnet.

3.      Die Abrechnungsart legt die Berechnung fest. Das Feld ist gesperrt, wenn die Zusatzkostenart bei mindestens einem Kind in den Abrechnungsdaten eingetragen ist.

•        Werden die Kosten für einen kompletten Monat berechnet, wählen Sie Monatsbetrag.

•        Handelt es sich um zusätzliche Kosten, die z.B. nur einmal im Jahr abgerechnet werden, wählen Sie den Eintrag Monatsbetrag, nur ausgewählte Monate und bestimmen den gewünschten Erhebungsmonat bzw. Monate. Die Zusatzkosten müssen unter <Kind/Layer Abrechnungsdaten> zugeordnet werden, allerdings fließen die Positionen nur in dem Erhebungsmonat in die Sollstellung.

•        Für eine Berechnung, die abhängig von der in Anspruch genommenen Anzahl ist, muss der Eintrag Einzelbetrag eingestellt werden. Wird die Zusatzkostenart auf mehrere Zahler aufgeteilt, bezieht sich normalerweise der Anteil der Zahler auf den Gesamtbetrag. Steht allerdings fest, dass der Anteil des Zahlers pro Einzelbetrag berechnet wird, ändern Sie die Auswahl Betragsaufteilung. Dies ist meist notwendig, wenn das Bildungspaket greift. Bei <Kind/Layer Abrechnungsdaten> wird der Anteil für jeden Zahler und die monatlich in Anspruch genommene Anzahl hinterlegt. Hinweise zur Schnellerfassung

Der zu zahlende Betrag für die Kostenart wird normalerweise für den nächsten Sollstellungsmonat gebucht. Wird die Kostenart z.B. Essen rückwirkend berechnet, also die Anzahl der in Anspruch genommenen Positionen aus dem Vormonat hinterlegt, kann die Option Auf Vormonat buchen nützlich sein. Die eingestellte Option bewirkt, dass die Buchung für die Kostenart nicht für den aktuellen Abrechnungsmonat, sondern immer für den Vormonat gültig ist.
- Die SOLL-Buchung erhält mit Erstellung der Sollstellung ein Buchungsdatum zum 01. des Vormonats.
- Auf einigen Ausgaben (Sollstellung, Festsetzung Aufrechnungsblock) wird die Bezeichnung der Kostenart mit Monat/Jahr des Vormonats ergänzt.
- Allgemeine Betragsänderungen werden je Buchungsmonat berücksichtigt.
- Zahlungseingänge für die entsprechenden Kostenarten werden wie andere Zahlungen gebucht.
- Handelt es sich beim Vormonat um einen abrechnungsfreien Monat (z.B. Ferienmonat) wird die Buchung trotzdem auf diesen Monat vorgenommen.
Beispiel
Die Sollstellung August ist durchgeführt und kann nicht mehr verändert werden. Die Anzahl für das Essen August wird für die Sollstellung September erfasst. Die Kostenart Essen erhält mit Durchführung der Sollstellung September nicht das Buchungsdatum 01.09., sondern 01.08.

•        Falls der Betrag frei ermittelt wird, wählen Sie den Eintrag Individuell. Das bedeutet, der zu berechnende Betrag muss beim Kind gepflegt werden.

4.      Wie soll der Betrag bei einer An- und Abmeldungen innerhalb eines Monats berechnet werden? Bei der Abrechnungsart Einzelbetrag steht die Funktion nicht zur Verfügung.

•        Die Einstellung Halbe Monate (Stichtag 15. bzw. 16. des Monats) berechnet für den ersten und letzten Monat nur den halben Betrag, wenn das Gültig ab-Datum für den Status lfd. Vertrag >= dem 15. bzw. 16. ist oder für den Status abgemeldet <= dem 15. bzw. 16. ist.

•        Der Eintrag Kompletter Betrag berechnet immer die volle Betragshöhe.

•        Die Taggenau-Einstellung berechnet nur die Betreuungstage im ersten bzw. letzten Monat. Der Anteil wird auf die jeweiligen Kalendertage umgerechnet.

•         Mit Taggenau, jeder Monat zählt 30 Tage wird jeder Betreuungstag im An- und Abmeldemonat mit einem dreißigstel des Monatsbetrags berechnet.

5.      Das Gültig ab-Datum (MM.JJJJ) legt fest, ab welchen Abrechnungsmonat der Betrag gilt.

6.      Auf übergeordneter Ebene kann im Layer Zuordnung die Zusatzkostenart für Mandanten aktiviert werden, die Vorgaben aus dem Hauptmandaten übernehmen. Zusatzkosten übernehmen

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

7.      Speichern Sie Ihre Eingaben.

•        Historie öffnet ein weiteres Fenster, dass auflistet welcher Anwender wann eine Änderung an den Daten vorgenommen hat. Die Liste kann über die Schaltfläche Drucken im unteren Bereich ausgegeben werden.

8.      Liste wechselt in die vorherige Anzeige und hebt den zuletzt angezeigten Datensatz fett hervor. Haben Sie erfasste Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen. Die Zuweisung wird beim <Kind/Layer Abrechnungsdaten> vorgenommen.

Allgemeine Betragsänderung der Zusatzkosten

Bei einer allgemeinen Betragsänderung tragen Sie einfach für die Zusatzkostenart ein neues Gültig ab-Datum (MM.JJJJ) und den neuen Wert ein. Der Betrag wird automatisch für die Abrechnung verwendet, wenn der Zeitpunkt erreicht ist.

Beim <Kind/Layer Abrechnungsdaten> erscheint das Symbol Beitragsänderung, wenn es innerhalb des Abrechnungszeitraumes eine allgemeine Beitragsänderung gab. Der Tooltipp gibt Auskunft, ab wann die Änderung gültig war. Weitere Details sind über /einsehbar.

Zusatzkosten löschen oder nicht anzeigen

Die Eingaben können NICHT gelöscht werden, wenn auf übergeordneter Ebene unter <System/Mandatoption/Zum Soll gestellte Zeiträume sperren> gesetzt ist und die Beiträge bereits in einer Sollstellung verarbeitet wurden. Löschen ist auch NICHT möglich, wenn die Zusatzkostenart noch bei mindestens einem Kind eingetragen ist. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK bzw. beachten den Hinweis.

•        Löschen in der Liste entfernt die komplette Zusatzkostenart.

•        Löschen in der Detailansicht entfernt einen Zeitraum (Zeile) aus der Zusatzkostenart.

Ist die Zusatzkostenart nicht mehr gültig und löschen ist aus den oben genannten Gründen unmöglich, kann die Gruppe für Neuzuweisungen deaktiviert werden. Standardmäßig erhält jeder Eintrag das Kennzeichen Anzeigen. Entfernen Sie den Haken, wenn die Zusatzkostenart nicht mehr beim Kind in den Abrechnungsdaten auswählbar sein soll. Der Eintrag bleibt weiterhin für Auswertungen und Listen erhalten. Deaktivierte Zusatzkosten werden in der Liste durch ein gekennzeichnet.