Werden nicht alle Schaltflächen angezeigt, fehlt Ihnen die nötige Berechtigung zur Bearbeitung.

	Speichern übernimmt alle Änderungen an den Absenderdaten.
	Liste wechselt, zu den zuvor gefundenen Absendern. Haben Sie erfasste Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.
	Zurücksetzen macht alle Änderungen an dem Datensatz rückgängig. Es werden wieder die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske.
	Neu öffnet ein leeres Eingabeformular zur Erfassung eines Absenders.
	Löschen entfernt den Absender aus dem Bestand. Dies ist nur möglich, solange der Absender keinem Projekt zugeordnet wurde. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Historie zeigt welcher Anwender, wann und was an dem Absender geändert hat.

 

 

Hinterlegen Sie hier die Stammdaten des Absenders.

Name und Weiterer Name	Für sehr lange Absendernamen stehen zwei Zeilen zur Verfügung, die Felder werden untereinander gedruckt. Name und weiterer Name müssen zusammen innerhalb eines Mandanten eindeutig sein.
Haus-Nr. und Zusatz	Hausnummernzusätze (a, b, c...) sollten im Feld Zusatz gesondert eingegeben werden. Bei von/bis-Hausnummern (8-10) muss die bis-Nummer in das Feld Zusatz mit einem Bindestrich (-10) hinterlegt werden.
Postf.-PLZ und Postfach	Die Felder müssen gefüllt werden, wenn als bevorzugte Anschrift der Eintrag Postfachanschrift gewählt ist.
Bevorzugte Anschrift	Ein eingerichtetes Postfach kann standardmäßig als Anschrift verwendet werden. Stellen Sie den Eintrag auf Postfachanschrift, die Felder Postf.-PLZ und Postfach müssen dann gefüllt werden.
Postalischer Name	Hier tragen Sie den verkürzten Namen (KGM St. Muster) ein, der als Absender im Briefkopf erscheinen soll.
Notiz	Für zusätzliche Bemerkungen steht Ihnen hier der Platz in dem Textfeld zur Verfügung. Ist hier mehr Text hinterlegt als in dem Fenster abbildbar, befindet sich an der rechten Seite eine Bildlaufleiste, mit der Sie im Feld scrollen bzw. blättern können.
Informationsfelder	Die Felder werden bei dem Speichern automatisch von der Anwendung gefüllt und lassen sich nicht bearbeiten.

 

Für die Erstellung von Zuwendungsbestätigungen sind einige Angaben notwendig. Die hier festgelegten Vorbelegungen werden im Druckauftrag übernommen. Die Felder sind bei dem Ausdruck nicht gesperrt und können nochmals angepasst werden.

Bitte beachten!

 

Druckoptionen	Aktivieren Sie die gewünschten Optionen, die beim Erstellen von Zuwendungsbestätigungen gedruckt werden sollen. •        Sind zwei Unterschriften auf der Zuwendungsbestätigung Pflicht, muss die Option Zweite Unterschrift erforderlich angehakt werden.
Drucken pro Absender	Standardmäßig werden Zuwendungsbestätigungen/Sammelbestätigungen auf der Basis der Projekte erstellt. Damit ist gemeint, dass wenn ein Spender in einem Jahr für zwei oder mehrere Projekte gespendet hat und Sie drucken am Jahresende Zuwendungsbestätigungen, dann erhält dieser Spender pro Projekt eine gesonderte Zuwendungsbestätigung. Beim Absender haben Sie die Möglichkeit festzulegen, dass Zuwendungsbestätigungen pro Absender erstellt werden sollen. Das heißt, dass eine Sammelbestätigung alle Beträge eines Spenders aller Projekte mit dem selben Absender beinhaltet.
Förderungszweck	Pro Absender lassen sich mehrere Förderungszwecke definieren. Dies ist notwendig, wenn z.B. ein Absender Zuwendungsbestätigungen "Förderung kirchlicher Zwecke" und "Förderung kirchlicher Zwecke" mit der Weiterleitung an eine andere Institution ausstellt. Wenn Sie eine Mandantenstruktur haben, stehen Förderungszwecke von übergeordneten Mandanten auch den darunter liegenden Mandanten zur Verfügung. öffnet eine leere Eingabemaske zum Anlegen eines Förderungszweckes. Arbeitsschritte! Förderungszweck bearbeiten, wechselt in die Detailansicht des entsprechenden Eintrages. Förderungszweck löschen, entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.   Probedruck erstellt eine Vorschau der Zuwendungsbestätigung, die genau die Daten enthält, die Sie für Zuwendungsbestätigungen (inkl. Briefkopf) definiert haben. Beim Probedruck können auch (grafische) Unterschriften berücksichtigt werden, die Sie in den Listenfeldern 1. Unterschrift (Probedruck) und/oder 2. Unterschrift (Probedruck) auswählen.

 

Zu den Anschriftsdaten des Absenders aus dem Bereich Grunddaten kann zusätzlich eine Grafik für den Briefkopf importiert werden. Für Zuwendungsbestätigungen lässt sich ein separater Briefkopf anlegen, falls dieser von dem Standardbriefkopf abweicht. Wenn Sie keinen grafischen Briefkopf nutzen, wird ein Standardbriefkopf erzeugt. Wenn Sie auf vorgedrucktem Briefpapier drucken möchten, d.h. weder einen eigenen graphischen Briefkopf, noch den Standardbriefkopf nutzen möchten, können Sie einen leeren grafischen Briefkopf importieren, den wir Ihnen in der ZIP-Datei mit den Vorlagen (Briefkopf leer.png) zur Verfügung stellen.

Arbeitsschritte

1. Legen Sie fest, ob die eingefügte Grafik im Briefkopf der Bedankung, Überweisungsträger und/oder für Anschreiben (Serienbriefe) verwendet werden soll. Aktivieren Sie, durch einen Mausklick, die entsprechenden Felder.

2. Zum Einfügen einer Grafik klicken Sie auf das Symbol Neu. Ein Importfenster öffnet sich, um die Datei von der lokalen Platte zu laden. Die Datei kann mit Hilfe eines Assistenten gesucht werden, dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

3. Bevor Sie den Briefkopf verwenden, starten Sie einen Probedruck über das Symbol. Die Vorschau wird am Bildschirm im PDF-Format angezeigt. Diese Funktion kann nur benutzt werden, wenn eine Grafik eingefügt ist.

4. Ein eingefügtes Bild wird über das Symbol Löschen aus dem Briefkopf entfernt. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

   

    

5. Standardmäßig wird für Zuwendungsbestätigungen der selbe Briefkopf wie für Bedankungen usw. verwendet. Ändern Sie den Eintrag, falls für Zuwendungsbestätigungen eine andere Grafik im Briefkopf gedruckt werden soll. Die Grafik-Auswahl erfolgt wie oben beschrieben.

 

Hier hinterlegen Sie die Namen der Unterschriftsberechtigten. Bereits erfasste Daten werden aufsteigend nach der Nummer sortiert aufgelistet.

Für einen Absender lassen sich mehrere Unterschriften anlegen, aber mindestens eine ist erforderlich. Bei dem Ausdruck sind maximal zwei Unterschriftsberechtigte auswählbar. Zu jedem Eintrag kann eine grafische Unterschrift als Grafik hinterlegt werden, dies wird durch ein gekennzeichnet.

•        Zu der Bearbeitung der Angaben wechseln Sie in die Detailansicht über das Symbol bearbeiten am Zeilenende. Ein weiteres Formular wird geöffnet.

•        Ein Mausklick auf das Symbol löschen entfernt die Unterschrift, nachdem Sie die Sicherheitsfrage mit OK bestätigt haben.

•        Die Schaltfläche öffnet eine leere Eingabemaske zur Neuerfassung einer Unterschrift.

Grafische Unterschrift für Zuwendungsbestätigung

Auch für Zuwendungsbestätigungen dürfen grafische Unterschrift verwendet werden. Die Grafik wird nur gedruckt wenn die Felder Datum und Aktenzeichen des zuständigen Finanzamtes ausgefüllt sind. Datum ist der Tag an dem Sie das Finanzamt schriftlich informiert haben.

Die gesetzliche Regelung zur Erstellung von maschinellen Zuwendungsbestätigungen mit grafischer Unterschrift (Faksimile) ist vereinfacht worden. Vom Finanzamt Nordrhein-Westfalen ist uns freundlicher Weise folgender Text zur Verfügung gestellt worden: Nach R 10b.1 Abs. 4 Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) neue Fassung ist eine Genehmigung des Finanzamts zur Erstellung von maschinellen Zuwendungsbestätigungen nicht mehr notwendig.

Die Ausstellung der maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen ohne eigenhändige Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person ist zulässig, wenn der Zuwendungsempfänger die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens dem zuständigen Finanzamt angezeigt hat. Mit der Anzeige ist zu bestätigen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind und eingehalten werden:

•        die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck,

•        die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt,

•        eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet,

•        das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert,

•        das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden, und

•        Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörde innerhalb angemessener Zeit prüfbar ; dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.

Die Regelung gilt nicht für Sach- und Aufwandsspenden (R 10b.1 Abs. 4 Satz 3 EStR)

 

Bitte gehen Sie wie folgt vor:
Tragen Sie im Absender (Standard) bei der grafischen Unterschrift folgendes ein:

•        Datum: Das Datum an dem Sie das Finanzamt schriftlich informiert haben.

•        Aktenzeichen des zuständigen Finanzamtes: Angezeigt am
Die Anzahl Zeichen für das Aktenzeichen ist begrenzt. Die Begrenzung hängt von der Unterschrift ab (kleine Grafik erlauben 20 Zeichen, die großen 36 Zeichen).

Zusätzlich können Sie unter <Standard/Absender/Zuwendungsbestätigung> beim Förderungszweck im Feld Bestätigung einen mit dem Finanzamt vereinbarten Text schreiben.

 

Beispiel