Ausgabevorlage - Formular (eigene) -  Neu/Ansehen/Bearbeiten

Bestimmt verwenden Sie Formulare in der Organisation der Kindergartenverwaltung, die von der Anwendung nicht zur Verfügungen gestellt werden. Ist dies der Fall haben Sie die Möglichkeit beliebig viele eigene Formulare zu importieren. Das Dateiformat (.pdf, .xls, .doc) spielt dabei keine Rolle nur die Dateigröße ist auf maximal 8 MB beschränkt. Zum Öffnen der Formulare muss selbstverständlich die benötigte Software lokal auf Ihrem Rechner installiert sein.

1. Es wird ein leeres Bearbeitungsfenster geöffnet, wenn Sie Ausgabevorlage/Formular (eigene)/Neu wählen.

2. Über die Liste öffnen Sie das Bearbeitungsfenster. Hier können Sie sich die Daten ansehen und/oder bearbeiten, dies ist abhängig von Ihren Berechtigungen.

Formular (eigene) importieren/bearbeiten

1. Gruppieren Sie die importierten Formulare nach Themen. Die Liste Ihrer Formulare wird nach dem zugeordneten Thema sortiert angezeigt. Die Bezeichnung ist auf 26 Zeichen begrenzt.

2. Für jedes Formular muss eine Kurz- und Langbezeichnung eingetragen werden. Die Kurzbezeichnung könnte z.B. die Formaterweiterung der Datei (.pdf, .xls, .doc) angeben, damit in Liste der Formulare sofort erkennbar ist, mit welchem Programm das Formular geöffnet wird. Die Langbezeichnung sollte Aufschluss über den Inhalt geben.

3. Die Zentrale Verwaltungssstelle (übergeordnete Mandant) hat die Möglichkeit Formulare nach unten (Betreuungseinrichtung) weiterzugeben. Hierzu muss beim Importieren die Option Sichtbar für andere Mandanten! aktiviert werden. Sichtbare Formulare können in der Betreuungseinrichtung verwendet werden, allerdings ist die Bearbeitung ausschließlich auf der Ebene der Verwaltungsstelle möglich. Die Übertragung ist nur von der oberen Ebene nach unten möglich.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei mit Hilfe eines Assistenten zu suchen. Erlaubt sind Dateien mit einer maximalen Dateigröße von 8 MB.

5. Oftmals ist es sinnvoll einen Hinweis zu dem Formular anzugeben, ganz besonders wenn weitere Anwender das Formular nutzen. Hierzu steht der Feld Notizen zur Verfügung.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

6. Über die Schaltfläche Speichern laden Sie die Datei von der lokalen Platte auf den Server. Beim Import wird der Dateityp ermittelt und im Lese- bzw. Bearbeitungsmodus angezeigt. Zum Importieren weiterer Dateien bzw. Änderungen bleibt das Fenster geöffnet.

7. Mit Schließen kehren Sie zu der Listenanzeige zurück. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie nur im Ausnahmefall das aus der Titelleiste benutzen.