Zuwendungsbestätigung - Drucken

Über die Ausgabe-Funktion lassen sich Daten der Zuwendungsbestätigungen in eine PDF-Datei ausgegeben oder für den Export in eine Datei aufbereiten. Das Fenster öffnet sich mit den Absenderangaben aus dem Projekt. Bei dem Ausdruck wird eine fortlaufende Nummer (je Absender und Jahr/Datum der Spende) vergeben. Stornieren ist die einzige Möglichkeit eine erstellte Zuwendungsbestätigungen ungültig zu machen.

•        Wählen Sie Zuwendungsbestätigung/Suchen, um aus der Liste das Ausgabeformular für eine oder für alle markierten Zuwendungsbestätigungen zu öffnen.

•        Aus der Detailansicht einer Adresse lässt sich ebenfalls ein Wiederholungsdruck starten.

Bitte beachten! Der Unterzeichner einer Zuwendungsbestätigung ist für die Korrektheit des Inhalts der Zuwendundungsbestätigung verantwortlich.

Zuwendungsbestätigung ausgeben

1.      Die Vorbelegungen für den Absender, Unterschrift und Druckoptionen werden aus Standard/Absender übernommen. Der Eintrag für den Absender kann nicht verändert werden. Die Voreinstellung für die 1.Unterschrift können Sie über das Listenfeld ändern (Ein Eintrag in zwingend). Falls keine 2. Unterschrift erforderlich ist, muss die Leerzeile (ganz oben in der Listenauswahl) gesetzt werden. Die Unterschrift, für die eine Grafik existiert, ist durch ein G gekennzeichnet.

Beim Erstellen und ersten Drucken der Zuwendungsbestätigung werden die Angaben zum Namen, Anschrift  und Unterschrift des Absenders (inkl. Grafik) mit der Zuwendungsbestätigung gespeichert. Dadurch ist sichergestellt, dass beim wiederholten Drucken einer Zuwendungsbestätigung die Daten unverändert bleiben.
Bitte prüfen Sie deshalb vor dem Erstellen und Drucken einer Zuwendungsbestätigung, ob die Absenderinformationen und auch die Unterschrift korrekt sind, da diese Informationen nicht nachträglich geändert werden können.

Nach R 10b.1 Abs. 4 Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) neue Fassung ist eine Genehmigung des Finanzamts zur Erstellung von maschinellen Zuwendungsbestätigungen nicht mehr notwendig.

Die Ausstellung der maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen ohne eigenhändige Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person ist zulässig, wenn der Zuwendungsempfänger die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens dem zuständigen Finanzamt angezeigt hat. Mit der Anzeige ist zu bestätigen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind und eingehalten werden:

    1. die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck,
    2. die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt,
    3. eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet,
    4. das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert,
    5. das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden, und
    6. Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörde innerhalb angemessener Zeit prüfbar ; dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.

Die Regelung gilt nicht für Sach- und Aufwandsspenden (R 10b.1 Abs. 4 Satz 3 EStR)

Bitte gehen Sie in KIDspende wie folgt vor:
Tragen Sie im Absender (Standards) bei der grafischen Unterschrift folgendes ein:

2.      Auch die Einstellungen der allgemeinen und zusätzlichen Druckoptionen werden aus den Absender übernommen, können aber angepasst werden. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die gewünschten Optionen. Entscheiden Sie, ob der Druck des Originals, einer Kopie oder beides notwendig ist. Die Kopie einer Zuwendungsbestätigung wird durch einen deutlichen Hinweis gekennzeichnet.
Beim Ausgeben kann der festgelegte Briefkopf, die Absenderadresse und die Empfängeradresse berücksichtigt werden.

3.      Falls bereits gedruckte Zuwendungsbestätigungen nochmals gedruckt werden sollen setzen Sie ein Haken für die Option. Standardmäßig werden nur Zuwendungsbestätigungen gedruckt, wenn der Status der Adresse vollständig-aktuell oder nicht anschreiben ist.

Voraussetzung um Zuwendungsbestätigungen mit Dankschreiben zu drucken ist:
Beim Absender darf Zuwendungsbestätigungen/Sammelbestätigungen werden pro Absender, statt pro Projekt, erstellt! nicht ausgewählt sein.
Beim Projekt muss min. eine Aktion mit Art der Aktion Dankschreiben vorhanden sein.

4.      Zuwendungsbestätigung werden OHNE Dankschreiben erstellt, falls nicht die Vorbelegung geändert wird.

•        Zuwendungsbestätigung MIT Dankschreiben drucken
Die Auswahl verwendet Dankschreiben, die als Aktion beim Projekt hinterlegt sind. Es öffnet sich ein weiterer Bereich, indem der Projektname mit den dazugehörigen Texten angezeigt werden. Wählen Sie aus dem Listenfeld Dankschreiben einen passenden Eintrag aus. Über das Symbol ansehen können Sie sich eine Vorschau des ausgewählten Textes anzeigen lassen.

•        Zuwendungsbestätigung MIT Bedankung aus Projekt drucken
Die Auswahl verwendet Dankschreiben, die unter <Projekt/Bedankung> angelegt sind. Der Spendebetrag steuert die Auswahl der Vorlage.

ACHTUNG: Ist die Bedankung mit einer Word-Vorlage eingerichtet, kann diese nicht erstellt werden. Ausgegeben wird nur die Zuwendungsbestätigung im PDF-Format.

5.      Mit aktivierter Option Dokumentablage wird die Zuwendungsbescheinigung bei der Adresse im Layer Dokument archiviert.

6.      Bei einem Massenausdruck ist die Einstellung einer sinnvollen Sortierung wichtig. Über das Listenfeld legen Sie die gewünschte Sortierreihenfolge fest.

7.      Beim Betätigen der Schaltfläche Weiter wird die Ausgabe entsprechend Ihrer Einstellungen bearbeitet. Mit Schließen kehren Sie zum Ausgangsformular zurück. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie nur in Ausnahmefälle das aus der Titelleiste benutzen.