Monatsliste - Liste - Neu/Bearbeiten

Die Monatsliste erstellt ein Kalenderblatt mit einer Spalte für jeden Tag und eine Zeile für jedes Kind. Die Auswahl der Kinder ist Betreuungsgruppenübergreifend, für den übergeordneten Mandanten sogar mandantenübergreifend. Pro Tag kann ein Vermerk für jedes Kind vergeben werden, entweder mit setzen des Hakens (Ja/Nein) in der einfachen Ausführung oder Sie nutzen eigene Kürzel.

Basis jeder Monatsliste ist eine Vorlage.

Monatsliste neu anlegen

1.      Öffnen Sie ein leeres Erfassungsformular über <Monatsliste/Liste/Neu>.

2.      Tragen Sie Monat/Jahr (MM.JJJJ) ein.

3.      Nun wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Die Vorlage ist die Basis für die Monatsliste und bestimmt die Bezeichnung und die Art. Den untergeordneten Mandanten (Betreuungseinrichtungen) stehen die von der zentralen Verwaltungsstelle (übergeordneter Mandant) Vorlagen zur Verfügung.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

4.      Speichern Sie Ihre Eingaben, zum Anlegen weiterer Monatslisten bleibt das Fenster geöffnet.

5.      Schließen wechselt in den Bearbeitungsmodus der neuen bzw. zuletzt angelegten Monatsliste.

Monatsliste bearbeiten/ausfüllen

1. Entweder kommen Sie nach der Neuanlage einer Monatsliste direkt in den Bearbeitungsmodus oder Sie wählen Bearbeiten über die Liste. Angezeigt wird die Vorlagen-Bezeichnung, der Monat, die Anzahl der zugeordneten Kinder und Mitarbeiter und ggf. die verknüpfte Kostenart.

2. Das Kalenderblatt wird erst nach Zuordnung der Datensätze eingeblendet. Zum Hinzufügen und Entfernen von Datensätzen nutzen Sie Kind +/- und Mitarbeiter +/-. Weitere Hinweise

Ein Klick auf die Spaltenüberschrift Kind/Mitarbeiter ändert die Sortierreihenfolge. Der kleine Pfeil signalisiert, welche Sortierung (aufsteigend/absteigend) aktuell angezeigt wird. Die Sortierung wird mit abgespeichert und auch im Ausdruck verwendet.

Um das gesamte Kalenderblatt zu sehen, ziehen Sie einfach das Fenster in die Breite.

3. Speichern Sie Ihre Monatsliste, erst dann ist Drucken möglich.

4. Zurück wechselt zur den Monatslisten.

Monatsliste mit Haken und Kürzel füllen

1. Um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, wählen Sie Bearbeiten über die Liste.

2. Eine Monatsliste ohne Kürzel ist mit Sicherheit bequemer zu füllen. Setzen Sie einfach durch Anklicken der Kästchen einen Haken. Mit Hilfe der Scrollleisten schieben Sie nach oben/unten und nach links/rechts. Verwendet die Monatsliste spezielle Kürzel sind nur diese erlaubt. Alle zur Verfügung stehenden Kürzel werden im oberen linken Auswahlfeld aufgeführt.

Mit Hilfe der Zeilen- und Spaltenpfeile wird ein Kürzel in der gesamten Zeile oder Spalte eingetragen.

•        Tragen Sie über bzw. neben dem Pfeil ein Haken/Kürzel ein und klicken dann auf den Pfeil. Ein gesetztes Kürzel in der linken oberen Ecke wird für den gesamten Monat übernommen, wenn Sie auf das Plus-Zeichen klicken.

•        Tragen Sie den gewünschten Zeitraum (z.B. 5-11) in das kleine Eingabefeld ein und das Kürzel wird beim Klick auf das Pluszeichen beim allen Kindern für die Tage eingetragen.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

3. Speichern Sie Ihre Monatsliste.

4. Zurück wechselt zur den Monatslisten.

Monatsliste mit Abrechnungsmodus (abschließen/öffnen)

Nur wenn die Monatsliste eine Verknüpfung mit einer Beitragsgruppe oder Zusatzkosten hat, gibt es die Möglichkeit die ermittelte Anzahl in die Abrechnung zu übernehmen. Die Voraussetzung hierfür legt die Vorlage fest.

1. Füllen Sie die Monatsliste vollständig aus und überprüfen Ihre Eingaben.

2. Abschließen gibt die ermittelten Werte für die nächste Sollstellung frei. Die Monatsliste wird nicht abgeschlossen, wenn bei Kindern aus der Liste die Kostenart nicht in den Abrechnungsdaten hinterlegt ist. Achten Sie bitte auf den Hinweis!
   Abgeschlossene Monatslisten können nicht bearbeitet werden. Solange die Werte nicht in der Sollstellung verarbeitet wurden, ist die Freischaltung der Monatsliste mit Öffnen erlaubt. Nach der Sollstellung ist die Bearbeitung der Monatsliste nicht mehr möglich.

Beim Abschließen werden die in der Monatsliste eingetragenen Werte auf die in den Abrechnungsdaten/Schnellerfassung vorhandenen Werte aufaddiert und beim Öffnen wieder abgezogen. Somit können auch Monatslisten mehrerer Monate in derselben Sollstellung abgerechnet.
Bereits aus der Monatsliste übertragene Werte gehen verloren, wenn in den Abrechnungsdaten/Schnellerfassung die Werte überschrieben werden. Mit neuer Übernahme sind wieder die Werte aus der Monatsliste gültig.

Abschließen und Öffnen ist auch auf übergeordneter Ebene möglich. Die Bearbeitung der Monatslisten allerdings nicht.

Monatsliste kopieren

Bestehende Monatslisten können einfach für Folgemonate kopiert werden. Der Vorteil ist, dass alle zugeordneten Kinder und Mitarbeiter übernommen werden. Die Funktion Neue Monatsliste anlegen und Kindzuordnung kopieren wird in der Liste angeboten.

•        Abgemeldete Kinder aus der kopierten Monatsliste entfernen

Monatsliste ausgeben/drucken

1. Aus der Liste der Monatslisten wird das Ausgabefenster geöffnet, hierzu wählen Sie die Schaltfläche Ausgabe.

2. Wie die Daten aufbereitet werden, hängt vom Format ab. Für einen einfachen Ausdruck wählen Sie den Eintrag PDF (Portable Document Format), dieser ist auch meist als Standard vorbelegt.

3. Normalerweise wird hinter dem Namen des Kindes die Datensatznummer ausgeben. Wird dies nicht benötigt, deaktivieren Sie bitte die Option Name des Kindes mit Nummer ausgeben.

Beim Drucken direkt aus dem Bearbeitungsmodus einer Monatsliste stehen die Optionen nicht zur Verfügung. Die Monatsliste wird im PDF-Format ausgegeben.

Monatsliste löschen

Löschen entfernt den Datensätze aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.