Suchabfrage - Suchen und Sortieren

	Suchen startet den Suchvorgang. Alle Datensätze, die den gewählten Suchkriterien entsprechen, werden herausgefiltert und aufgelistet.
	Anzahl gibt einen Überblick zur Summe der gefundenen Datensätze, die den gewählten Suchkriterien entsprechen. Schränken Sie die Suche weiter ein, falls die Anzahl >1000 ist. Die Listenanzeige kann sonst einige Zeit in Anspruch nehmen.
	Statistik zeigt, unter Berücksichtigung der eingegebenen Suchkriterien, eine Auswertung der entsprechenden Daten. Die Anzeige der Ergebnisliste ist nicht notwendig. Im oberen Bereich der Statistik werden die gewählten Suchkriterien dargestellt. Die Statistik lässt sich über das Auswertungsfenster ausdrucken.
	Zurücksetzen entfernt alle Ihre Eingaben und blendet wieder die Standardabfrage bzw. die zuvor geladene Suchabfrage, mit den vorbelegten Werten ein.
	Neu öffnet eine leere Suchmaske. Legen Sie die Suchkriterien fest und speichern Sie die neue Suchabfrage unter einem eindeutigen Namen ab.

Bevor Sie Adressen, Spenden, Projekte, etc. bearbeiten bzw. ansehen können, müssen Sie die entsprechenden Datensätze suchen.

Die Suchmaske greift auf alle Daten Ihres Bestandes zurück und führt eine komplexe Suche durch. Durch Eingabe von Suchkriterien werden Datensätze, die den von Ihnen eingegebenen Kriterien entsprechen, aus dem Bestand herausgefiltert und als Liste ausgegeben.

Die optimierte Suchmaske ist in Bereiche (Suchabfrage Vorlagen, Suchbegriffe, etc.) unterteilt, die Sie über die Symbole

öffnen und

schließen können.

Beispiel

Mit den folgenden Suchkriterien finden Sie alle Adressen, die den Namen Müller haben UND die aktuelle in Hannover wohnen UND die den Status der Adresse 'nicht anschreiben' ODER 'vollständig/aktuell' haben.

• Gesucht werden nur Projekte der aktuellen und übergeordneten Mandantenebene. Die Projektsuche kann nicht untergeordnete Projekte finden.

• Der Suchbegriff Aktion sucht nach Projekt, wo diese Aktion eingetragen ist. Durch die Beschränkung der Projekte unter Punkt 1 werden nur Projekte von der aktuellen und übergeordneten Mandantenebene gefunden.

• Der Suchbegriff Aktionsart sucht nach einer Aktion auf aktueller Mandantenebene. Existiert die Aktion erscheint das entsprechende Projekt. Die Beschränkung unter Punkt 1 wird berücksichtigt.

• Bei dieser Suche werden Spenden auf der aktuellen und untergeordneten Mandantenebene gefiltert.

• Wurde das Projekt und die Aktion nach unten durchgereicht, hat die Aktion auf untere Ebene eine andere interne Aktionsnummer als der Ursprung. Bei einer Suche auf übergeordneter Ebene nach der übergeordneten Aktionsnummer werden mit dem Suchbegriff Nummer der Aktion mit Kopie in Untermandant auch Spenden der verknüpften Aktionen gefunden.
Der Suchbegriff Nummer der Aktion mit Kopie in Untermandant (abw.) ermittelt die verknüpften Spenden mit dem abweichenden Werbecode.

1. Wählen Sie aus dem zu durchsuchenden Bereich den Unterpunkt

Suchen / Bearbeiten.

2. Die Suchabfrage öffnet sich immer mit der Standardabfrage. Die Symbole

auf der rechten Seite bieten weitere Bearbeitungsmöglichkeiten an.

Bei der Arbeit mit der Anwendung kehren bestimmte Auswertungen regelmäßig wieder. Deshalb bietet es sich an, die Suchkriterien unter einem Namen als Suchabfrage abzuspeichern, damit Sie nicht ständig alle Kriterien neu auswählen müssen. Sie können beliebig viele Suchabfragen anlegen.

Die Suchabfrage mit dem Namen (Standard) öffnet sich immer beim Aufruf einer Suche. Die Standard-Suchabfrage ist benutzerbezogen und zeigt die Suchbegriffe, die Sie in dem aktuellen Bereich unter (Standard) gespeichert haben.

Wenn Sie Zugriff auf mehrere Mandanten haben, stehen Ihnen beim Mandantenwechsel immer die selben gespeicherten Suchen zur Verfügung.

Arbeitsschritte

Überschreiben Sie den Eintrag im Feld Suchabfrage mit dem Namen Ihrer neuen Suchabfrage. Über diesen Namen wird die Abfrage später ausgewählt, daher überlegen Sie sich einen eindeutigen Namen.
Nun wählen Sie sämtliche Suchkriterien, die Sie für die Vorlage benötigen, in den Bereichen Suchbegriffe und Weitere Suchbegriffe aus. Die einzelnen Bereiche lassen sich über die Symbole öffnen und schließen. Selbstverständlich wird auch die Einstellung der Sortierreihenfolge in der Suchabfrage gespeichert.
Im Bereich Suchabfrage klicken Sie auf das Symbol speichern, um alle getroffenen Voreinstellungen zu speichern. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Wenn Sie eine gespeicherte Suchabfrage geladen werden soll, wählen Sie diese einfach in dem darunter liegenden Listenfeld aus.

Alle von Ihnen gespeicherten Suchabfragen lassen sich selbstverständlich auch wieder entfernen.

Die Standardabfrage kann nicht gelöscht werden.

Arbeitsschritte

Über das Symbol löschen wird die aktuelle Suchabfrage entfernt.
Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

In dem Listenfeld werden Ihnen alle gespeicherten Suchabfragen zur Verfügung gestellt.

Arbeitsschritte

Wählen Sie die gewünschte Suchabfrage durch einen Mausklick auf die Suchabfrage im Listenfeld aus. Alle Suchbegriffe der Suchabfrage werden übernommen.

3. Im Bereich Suchbegriffe wählen Sie die Suchfelder und die passenden Vergleichsoperatoren über die Listenfelder aus. Zum Entfernen eines Eintrages muss die Leerzeile (ganz oben in der Listenauswahl) gesetzt werden.

• Geben Sie in der letzten Spalte den Suchbegriff ein, nach denen der komplette Bestand durchsucht werden soll.

• Sie können beliebig viele Suchkriterien auswählen. Es wird immer ein weiteres leeres Element zur Auswahl eines weiteren Suchkriteriums angeboten.

• Besonderheiten bei der Suche im Bereich Adresse
Der Bereich Weitere Suchbegriffe können Sie in Feldern suchen, die einen definierten Inhalt haben.

Wählen Sie aus dem Listenfeld als erstes das Suchkriterium aus, in dem Sie suchen möchten.

Im darunter liegenden Feld werden Ihnen die möglichen Suchbegriffe des ausgewählten Suchkriteriums angezeigt.

Markieren Sie in dem Multiselektionsfeldern durch einen Mausklick die Einträge, die bei der Suche berücksichtigt bzw. ausgeschlossen werden sollen. Durch halten der STRG-Taste lassen sich in einem Multiselektionsfeld mehrere Einträge markieren. Es wird Ihnen immer angezeigt, wieviele Suchbegriffe Sie ausgewählt haben.

Wenn Sie ohne

auswählen, werden alle Informationen gefunden, die nicht den ausgewählten Suchbegriffen entsprechen.

Über das Symbole

werden alle ausgewählten Suchbegriffe zurückgesetzt und über das Symbol

oder

wird das Multiselektionsfeld mit den möglichen Suchbegriffen vergrößert bzw. verkleinert.

Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Anzahl der angezeigten Suchbegriffe zu verringern, indem Sie in das Filterfeld einen Begriff eingeben. Beim Verlassen (Enter, Tab, etc.) des Filterfeldes werden dann nur noch alle Suchbegriffe angezeigt, die diesen Begriff beinhalten.

Sie können beliebig viele weitere Suchkriterien auswählen und miteinander kombinieren. Es wird immer ein weiteres leeres Element zur Auswahl eines weiteren Suchkriteriums angeboten.

Primäres Suchkriterium

Bei der Suche im Bereich Adresse wurde ein s.g. primäres Suchkriterium definiert. Wenn Sie als Suchkriterium Datum der Spende oder Datum der Spende (Haushalt) benutzen, um den Spendenzeitraum der Adresse einzuschränken, wird bei allen entsprechenden Suchkriterien, die mit Spenden im Zusammenhang stehen, nur dieser Zeitraum berücksichtigt.

Beispiel: Wenn Sie zum Beispiel folgende Suchkriterien benutzen, wird die Gesamtspende nur im Zeitraum 1.1.-31.12.2012 berücksichtigt.

Datum der Spende von-bis 1.1.2012-31.12.2012
Gesamtspende größer/gleich 250,00

Haushalt auswerten

Adressen können als Haushalte verbunden werden. Bei der Suche im Bereich Adresse haben Sie die Möglichkeit, Haushalte gemeinsam auszuwerten, um z.B. festzustellen, wie hoch die Gesamtspende eines Haushalts in einem bestimmten Zeitraum war. Wählen Sie ein Suchkriterium mit dem Zusatz (Haushalt) am Ende.