Adresse - Ausgabe - Überweisungsträger

Beim Druck der Überweisungsträger sollte folgendes beachtet werden:

•        Werbecode im ersten Verwendungszweck eintragen

•        weiterer Verwendungszweck im zweiten Feld eintragen

•        möglichst OCR-Schriftart (alternative Courier oder Arial) benutzen

•        Schriftgröße minimal 11 Punkte benutzen

Hinweise zum Verwendungszweck

Die Qualität der Informationen, die im Feld Verwendungszweck eines Überweisungsträgers gedruckt werden, ist entscheidend für die Trefferquote beim Einlesen der Zahlungseingänge über die Schnittstelle MT940 SWIFT und CAMT verantwortlich.

Jede Adresse, jedes Projekt und jede Aktion hat in KIDspende eine eindeutige Nummer. Wenn auf dem Überweisungsträger diese Nummern in einer definierten Reihenfolge (genannt Werbecode) gedruckt wird, ist beim Einlesen der Zahlungseingänge die Zuordnung der Zahlung zur Adresse, zum Projekt und auch zur Aktion innerhalb eines Projekts automatisiert möglich.

Varianten für internen Nummern

•        unkomprimiert
Die unkomprimierte Nummer besteht nur aus Ziffern.
Unter Umständen können diese Nummern sehr lang werden. Die Eingabe dieser Ziffern beim Online-Banking durch den Spender ist dadurch mühsam und fehleranfällig.

Die definierte Reihenfolge (genannt Werbecode) mit den möglichen Trennzeichen / (Schrägstrich), . (Punkt) oder - (Bindestrich) ist:

•        <Nummer der Adresse>/<Nummer des Projekts> oder <Nummer der Adresse>/<Nummer des Projekts>/<Nummer der Aktion> (z.B. 3452/1232 oder 3452/1232/6434)

•        <Nummer der Adresse>.<Nummer des Projekts> oder <Nummer der Adresse>.<Nummer des Projekts>.<Nummer der Aktion> (z.B. 3452.1232 oder 3452.1232.6434)

•        <Nummer der Adresse>-<Nummer des Projekts> oder <Nummer der Adresse>-<Nummer des Projekts>-<Nummer der Aktion> (z.B. 3452-1232 oder 3452-1232-6434)  << bevorzugte Variante

Beispiel eines Überweisungsträgers mit unkomprimierter Nummer.

 

•        komprimiert
Bei der Erzeugung des komprimierten Codes werden die Ziffern 0-9 und Großbuchstaben genutzt. Folgende Buchstaben sind (wegen der Verwechselungsgefahr) ausgeschlossen: I J L O Q Ä Ö Ü.
Die komprimierte Nummer ist dadurch kürzer als die unkomprimierte Nummer.

•        <Nummer der Adresse> beginnt immer mit einen X

•        <Nummer des Projekts> beginnt immer mit einen P

•        <Nummer der Aktion> beginnt immer mit einen A

Die definierte Reihenfolge (genannt Werbecode) mit den möglichen Trennzeichen / (Schrägstrich), . (Punkt) oder - (Bindestrich) ist:

•        <Nummer der Adresse>/<Nummer des Projekts> oder <Nummer der Adresse>/<Nummer der Aktion> (z.B. XD74/PW12 oder XD74/AF58)

•        <Nummer der Adresse>.<Nummer des Projekts> oder <Nummer der Adresse>.<Nummer der Aktion> (z.B. XD74.PW12 oder XD74.AF58)

•        <Nummer der Adresse>-<Nummer des Projekts> oder <Nummer der Adresse>-<Nummer der Aktion> (z.B. XD74-PW12 oder XD74-AF58)   << bevorzugte Variante

Beispiel eines Überweisungsträgers mit komprimierter Nummer.

Komprimierung der internen Nummern festlegen

Sie können beim Mandant im Layer Optionen festlegen, welche Variante (komprimiert oder unkomprimiert) der Nummern Sie nutzen möchten. Unabhängig von der ausgewählten Art der Nummer werden (z.B. bei der Suche, beim Erfassen von Spenden, beim Import von Spenden oder Adressen, etc.) noch beide Varianten der Nummer erkannt. Ist die Nummer alphanumerisch und enthält an der ersten Stelle einen Buchstaben (X, P oder A) wird Sie als komprimierte Nummer interpretiert, ansonsten als unkomprimierte Nummer.

•        Dieser s.g. Werbecode sollte unbedingt im ersten Verwendungszweck stehen. Wenn Sie weitere Verwendungszwecke benötigen, dann schreiben Sie diese bitte in den zweite Verwendungszweck. So ist gewährleistet, dass beim Importieren in Format MT940 SWIFT und CAMT die Spende bereits der Adresse, dem Projekt und ggf. der Aktion zugeordnet werden kann.

•        Wenn Sie einen unpersonalisierten Überweisungsträger z.B. einer Broschüre beilegen wollen, können Sie trotzdem die <Nummer des Projekts> und/oder <Nummer der Aktion> mit im ersten Verwendungszweck drucken. Wichtig dabei ist, dass Sie als <Nummer der Adresse> in der umkomprimierten Variante 0 (z.B. 0-1234 oder 0-1234-5678) und in der komprimierten (Alphanummerischen Variante X0 (z.B. X0-P58 oder X0-A12) verwenden. So ist gewährleistet, dass beim MT940 SWIFT und CAMT die Spende bereits dem Projekt und ggf. der Aktion zugeordnet werden kann.

Hinweise zur Schriftart

Wählen Sie zum Drucken des rechten Teils des Überweisungsträger eine gut lesbare Schrift in Größe und Form. Idealerweise benutzen Sie eine s.g. OCR- Schriftart in der Schriftgröße von minimal 11 Punkt. Möglich ist auch die Schriftart Courier oder Arial.

•        OCR- Schriftart (OCR = optical character recognition = optische Zeichenerkennung) sind maschinenlesbare Zeichensätze, die bei Belegen im Rechnungswesen weit verbreitet sind. Der Zeichensatz OCR-A wird beispielsweise für die Bearbeitung von Schecks/Überweisungsträgern verwendet.
Der Grund für die gute Lesbarkeit ist, dass die Überweisungsträger, die zur Einzahlung oder Überweisung genutzt werden, mit einem optischen Belegleser in der Bank eingelesen werden. Die Informationen aus den beiden Feldern Verwendungszweck werden u.a. auf dem Kontoauszug zur Verfügung gestellt.

Wenn die Informationen im Verwendungszweck des Überweisungsträger maschinell nicht vollständig gelesen werden können, ist eine spätere automatische Zuordnung kaum möglich und es sind zusätzliche Nacharbeiten nötig.