Adresse - Importieren - Format MEWIS NT

Mewis NT Datei

Die aus MEWIS NT exportierten Daten bestehen aus zwei Dateien (Personen.txt und Kopf.txt), die in einer ZIP-Datei zur Verfügung gestellt werden. Diese ZIP-Datei (ohne Passwortschutz) kann direkt importiert werden.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Daten im Format MEWIS NT direkt als Datei oder als Datei in einer ZIP-Datei zur importieren. Die Datei Kopf.txt ist nicht erforderlich. Als Stand der externen Daten wird das Tagesdatum angenommen.

Wir haben eine Beschreibung für Sie erstellt, wie Sie Daten aus MEWIS-NT exportieren und wie Sie diese Daten in COM.fundraising importieren:

•        Download PDF-Datei (MEWIS-NT 2.0)

•        Download PDF-Datei (MEWIS-NT 1.9)

Mewis NT Datei importieren

1.      Öffnen Sie Adresse/Importieren und stellen das Format Import Mewis NT ein.

2.      Die Schaltfläche Durchsuchen öffnet den Assistenten zur Suche der Importdatei.

3.      Entscheiden Sie, ob Adressen, die nicht in der Importdatei enthalten sind den Status "Nicht geliefert" erhalten sollen.

Bei der Prüfung werden nur die Adressen berücksichtigt, die über das gleiche Importformat eingelesen wurden.

4.      Um alle neuen und geänderten Adressen direkt eine Gruppe zu zuordnen, bestimmen Sie zusätzlich eine Statische Gruppe. Eine Auswahl ist nicht zwingend notwendig.

Adressen ohne Anpassung erhalten die Zuordnung nicht.

Import MIT Batchjob

5.      Das Einlesen größerer Adressen-Bestände kann einige Zeit dauern und Sie bei Ihrer Arbeit behindern. Um dies zu verhindern ist es möglich den Adressen-Bestand zeitversetzt im Hintergrund (Batch) zu importieren. Aktivieren Sie die Funktion Dieser Import soll im Hintergrund (Batchjob) verarbeitet werden und bestimmen, wann die Verarbeitung gestartet werden soll.

Alle Benutzer, die von diesem Importvorgang beeinflusst werden (weil auch ihre Adressen geändert werden) erhalten auf dem Bildschirm einen Hinweis. Über <Batch> können Sie den aktuellen Status der Aufgabe und das Protokoll ansehen.

6.      Protokoll erzeugen ist nur sinnvoll bei kleineren Dateien (ca.10MB), ansonsten kann das Protokoll nicht abgelegt werden.

7.      Die Datenprüfung bezieht sich auf die Pfarrbezirksnummern.

•        Ein Leereintrag führt die Datenprüfung ohne Abbruch durch. Zusätzlich wird eine Übersicht zu den gelieferten Pfarrbezirken erstellt. Die CSV-Datei ist unter <Batch> im Auftrag abgelegt.

•        Abbruch, falls kein Satz zu jedem Pfarrbezirksnummer ermittelt zu jeder Pfarrbezirksnummer die Anzahl der gelieferten Adressen. Liefert die Importdatei keine Adressen zu einem Pfarrbezirk wird die gesamte Verarbeitung abgebrochen. Der Datenimport findet nicht statt.
Beispiel
Mandant Kgm 1 mit 3 Pfarrbezirken 01, 02, 03
Mandant Kgm 2 mit 1 Pfarrbezirk 01, 02
Mandant Kgm 3 mit 1 Pfarrbezirk 01
Für Mandant Kgm 1 werden keine Adressen für den Pfarrbezirk 02 geliefert. Es kommt zum Abbruch!

•        Abbruch, falls kein Satz zu jedem Mandanten mit Pfarrbezirksnummer ermittelt die Anzahl der gelieferten Daten zu jedem Mandanten (ein Mandant kann mehrere Pfarrbezirke haben). Fehlen Daten zu einem Mandanten vollständig wird die gesamte Verarbeitung abgebrochen. Der Datenimport findet nicht statt.
Beispiel
Mandant Kgm 1 mit 3 Pfarrbezirken 01, 02, 03
Mandant Kgm 2 mit 1 Pfarrbezirk 01, 02
Mandant Kgm 3 mit 1 Pfarrbezirk 01
Für Mandant Kgm 1 werden keine Adressen für den Pfarrbezirk 01, 02 und 03 geliefert. Es kommt zum Abbruch!
Für Mandant Kgm 1 werden keine Adressen für den Pfarrbezirk 01 geliefert, aber für 02 und 03 läuft der Import weiter.

•        Abbruch immer, Prüfung nach Pfarrbezirksnummer führt keinen Import durch. Die Einstellung erstellt eine Übersicht zu den gelieferten Pfarrbezirken. Die CSV-Datei ist unter <Batch> im Auftrag abgelegt.

8.      Importieren startet den Vorgang bzw. legt den Batchjob an.

Import OHNE Batchjob

9.      Findet der Import nicht im Batchjob statt, erhalten Sie eine Liste der Adressen für die eine Änderungen geliefert wurde. Wählen Sie aus der Liste die zu importierenden Datensätze aus und bestätigen dieses durch Übernehmen. Es werden nur die Daten importiert, die durch ein Haken markiert sind.

Standardmäßig sind alle Datensätze in der Liste für den Import aktiviert . Die Markierung wird durch Anklicken der einzelnen Felder entfernt bzw. neu gesetzt. Eine bequeme Möglichkeit alle Haken auf einmal zu entfernen bietet ein Mausklick auf das Kontrollfeld in der Spaltenüberschrift. Genauso können auch alle Datensätze wieder markiert werden.

10.  Nach erfolgreichen Import erhalten Sie eine Meldung am Bildschirm.

Hinweise zum Abgleich

•        Es wird über die entsprechende Personen-Identifikation PID, Geburtsdatum und die ersten 3 Zeichen des Vornamens verglichen. Wenn die Adresse nicht gefunden wird, wird über die Adress-Merkmale (Geburtsdatum, Name, etc.) verglichen. Wenn eine Adresse gefunden wird, wird sie mit den neuen Daten aktualisiert. Andernfalls wird die Adresse neu angelegt.

•        Der Status der Adresse wird nicht durch den Import auf den Status = vollständig/aktuell zurückgesetzt, damit nicht von Ihnen als verstorben, weggezogen, etc. gekennzeichnete Adressen wieder aktiviert werden. Die einzige Ausnahme ist der Status der Adresse = nicht geliefert. Dieser wird durch den Import auf vollständig/aktuell zurückgesetzt, wenn eine bereits vorhandene Adresse mit vollständigen Daten importiert wird.

•        Mewis NT liefert ein Inaktivtätsmerkmal (0=aktiv, 1=inaktiv)

•        wird eine 1 geliefert ohne weiter Angaben erhält die Adresse den Status "inaktiv"

•        wird eine 1 geliefert und ein Sterbedatum erhält die Adresse den Status "verstorben"

•        wird eine 1 geliefert und ein Wegzugsdatum erhält die Adresse den Status "unbekannt verzogen"

Umgang mit Hauptwohnung und Nebenwohnung

Der Import läuft nur korrekt, wenn in einer Mewis NT-Datei jede Person nur einmal vorkommt. Im Folgenden gehen wir davon aus, dass diese Vorbedingung erfüllt ist.

•        In der MewisNT-Datei ist je Datensatz immer nur eine Anschrift enthalten, also ENTWEDER die Hauptwohnung ODER eine Nebenwohnung. Im Zusammenhang mit der eingangs genannten Vorbedingung bedeutet das, dass der Import einer Hauptwohnung und einer Nebenwohnung zu derselben Person nur möglich ist, indem zwei verschiedene MewisNT-Dateien importiert werden: eine mit der Hauptwohnung und eine mit der Nebenwohnung der Person.

Bezüglich der Verarbeitung in COM.fundraising sind folgende drei Fälle zu unterscheiden:

•        Die Pfarrbezirksnummern in den beiden Personensätzen sind gleich.

Wird zuerst der Satz mit der Hauptwohnung importiert, wird die Adresse mit dieser Hauptwohnung als bevorzugte Anschrift angelegt.

Wird anschließend der Satz mit der Nebenwohnung importiert, wird die Nebenwohnung als weitere Anschrift zu der Adresse angelegt und erhält den Status „Bevorzugt verwenden“. Die Hauptwohnung erhält den Status „Nicht mehr verwenden“.

Allgemein ist es so, dass immer die zuletzt gelieferte Anschrift, egal ob sie eine Haupt- oder Nebenwohnung ist, als „Bevorzugte Anschrift“ angelegt wird und alle anderen in COM.fundraising bereits vorhandenen Anschriften den Status „Nicht mehr verwenden“ erhalten.

•        Die Pfarrbezirksnummern in den beiden Personensätzen sind nicht gleich, aber beide Pfarrbezirksnummern sind in COM.fundraising demselben Mandanten zugeordnet.

Verarbeitung wie bei Fall 1, zusätzlich wird die Pfarrbezirksnummer auf den zuletzt gelieferten Wert gesetzt.

•        Die Pfarrbezirksnummern in den beiden Personensätzen sind nicht gleich und sind in COM.fundraising verschiedenen Mandanten zugeordnet.

Wird zuerst der Satz mit der Hauptwohnung importiert, wird die Adresse mit dieser Hauptwohnung als bevorzugte Anschrift angelegt.

Wird anschließend der Satz mit der Nebenwohnung importiert, wird die Adresse unter dem Mandanten, dem der Pfarrbezirk der Nebenwohnung zugeordnet ist, neu angelegt mit der Nebenwohnung als bevorzugte Anschrift. Die Adresse mit der Hauptanschrift erhält den Status „inaktiv“, und das Feld „Herkunft der Adresse“ wird von „Import Mewis NT“ auf „Eigenerfassung“ geändert.

Interner Datenabgleich

•        Im ersten Schritt wird nach gelieferten Abweichungen geprüft. Die Adresse wird intern als "geändert" gekennzeichnet, wenn ein Feld aus dieser Liste betroffen ist:

"idT010TblMandant", "msaMausKey", "msaMausKeyEhegatte", "msaMausFamiliennummer", "msaMausPfarrbezirksnummer", "idT010StdStatusadresse", "nachname", "vorname", "titel", "namensZusatz", "bezeichnungKurzT010StdGeschlecht", "geburtsdatum", "geburtsname", "geburtsnameZusatz", "geburtsort", "bezeichnungKurzT010StdKonfession", "bezeichnungKurzT010StdFamilienstand","bezeichnungKurzT010StdStellungInDerFamilie", "msaMausAnzahlMindKinder", "msaMausAustrittsdatum", "einzugsdatum" +  ANSCHRIFTFELDER + KOMMUNIKATIONSFELDER.

•        Wurden Abweichungen gefunden und die Adresse hat intern das Kennzeichen "geändert" erhalten, werden alle gelieferten Informationen folgender Felder übernommen. Die einzige Ausnahme ist Status der Adresse.

PID, FAMILIEN_NR, GESCHLECHT, INAKTIVITAETSMERKMAL, KONFESSION, STIF, FAMILIENSTAND, FAMILIENNAME, FAMILIENNAME_ZUSATZ,, AKAD_GRAD, RUFNAME, VORNAMEN, GEBURTSORT,  GEBURTSNAME, GEBURTSDATUM, ZUZUG_DATUM, WEGZUG_DATUM, WEGZUG_STRASSEN_NAME, WEGZUG_HAUSNR, WEGZUG_HAUSNR_ZUSATZ, WEGZUG_PLZ, WEGZUG_ORTSNAME, STERBE_DATUM, STATUS, STRASSEN_NAME, AGS_NAME_WOHNUNG, HAUSNR, HAUSNR_ZUSATZ, PLZ, EINZUG_DATUM, REG_KRO_NR, ABW_KRO_NR, ORTSTEIL_NAME, ADRESSZUSATZ, PLZ_POSTFACH_WOHNUNG, POSTFACH_NR_PERSON, PID_FAM_1 bis PID_FAM_23