Ausgabe nicht angezeigt, fehlt Ihnen die nötige
Berechtigung zur Bearbeitung.Spende - Ausgabe
Aus der Liste der gefundenen Spenden wird das Ausgabefenster geöffnet, indem Sie die gewünschte Ausgabeart festlegen. Lassen Sie sich z.B. die selektierten Spenden in einer Liste ausgeben oder für die Dankschreiben in einen Serienbrief aufbereiten. Bei der Ausgabe von Spendendaten werden nur Spenden berücksichtigt, die NICHT storniert wurden.
Wird in der Spendenliste die Schaltfläche Ausgabe nicht angezeigt, fehlt Ihnen die nötige
Berechtigung zur Bearbeitung.
1. Nehmen Sie über die Listenfelder die Einstellungen für die Verarbeitung der selektierten Spenden vor.
Es wird nur ein Eintrag aus der hinterlegten Liste akzeptiert. Je nach Wahl der Ausgabeart werden weitere Eingabefelder eingeblendet.
Mit der Ausgabeart Bedankung aus Projekt können Sie die Bedankungsschreiben nutzen, die bei den entsprechenden Projekten im Layer Bedankung hinterlegt wurden. Dabei werden pro Spende die Dankschreiben in folgender Reihenfolge genutzt:
Ist ein entsprechendes (zum Spendenbetrag passendes) Dankschreiben in dem Projekt vorhanden, zu dem die Spende verbucht wurde, wird dieses Dankschreiben ausgegeben.
Trifft der unter Punkt 1 beschriebene Fall nicht ein, wird beim aktuellen Mandanten im entsprechenden Projekt nach einem Dankschreiben gesucht. Ist ein passendes Dankschreiben vorhanden, wird dieses Dankschreiben ausgegeben.
Trifft weder Punkt 1 noch Punkt 2 zu, wird kein Dankschreiben ausgegeben.
Zusätzlich wird das hinterlegte Format für die Bedankung geprüft. Erscheint die Meldung Ausgabe kann nicht erstellt werden, muss vermutlich das Format auf PDF oder DOC geändert werden.
Werden für die Dankschreiben Word-Vorlagen mit unterschiedlichen Briefköpfen verwendet, wird die Ausgabe nach Vorlage getrennt und im ZIP-Archiv ausgegeben.
Eine bearbeitete Spende erhält ein entsprechendes Kennzeichen
Bedankung durchgeführt
Bedankung durchgeführt (keine Ausgabe) bedeutet, dass kein Dankschreiben ausgegeben wurde, weil der Spendenbetrag zu gering war.
Bedankung nicht durchgeführt
• Die Ausgabeart
E-Mail
übergibt Massen-E-Mails an den auf Ihrem PC installierten E-Mail-Client
(z. B. Outlook, Thunderbird, etc.).
Bei der Ausgabeart E-Mail (nur bevorzugte)
werden nur die bevorzugten E-Mail-Adressen berücksichtigt.
Bei der Ausgabeart E-Mail (bevorzugte und weitere)
werden die bevorzugten E-Mail-Adressen und alle E-Mail-Adressen der
Adressen, die keine bevorzugte E-Mail-Adresse haben, berücksichtigt.
• Beim Listendruck müssen Sie sich noch für ein Medium, einen Adressenbereich, ein Ausgabeformat und die Sortierung entscheiden.
• Bei der Ausgabeart Liste erweitert werden weitere Felder im Format CSV (Comma Separated Value) ausgegeben.
• Stellen Sie Serienbrief ein, um z.B. für alle selektieren Spenden ein Dankschreiben mit persönlicher Anrede zu erstellen. Die Datei wird im PDF-Format ausgegeben. Die Eingabe der Projekt- und Aktionszuweisung, Bereich der Adressen und Medium müssen noch getroffen werden. Zusätzlich kann eine Sortierungsreihenfolge festgelegt werden.
Mit der Ausgabeart Projektübersicht wird eine Liste erzeugt, in der alle selektierten Spenden den entsprechenden Projekten und Aktionen zugeordnet sind.
Zu jeder Aktion werden auch Informationen (in Klammern) dargestellt, die abhängig vom hinterlegten Buchhaltungssystem sind:
Nur für die Buchhaltungssysteme EBS und Infoma zum Abgleich der Buchhaltung!
Mit der Ausgabeart Referenzfeldliste wird eine Liste erzeugt, in der die Spenden pro Referenznummer dargestellt sind. Es werden nur die selektierten Spenden berücksichtigt. Die Referenznummer wird bei der Buchhaltungsüberleitung aus der Belegnummer erzeugt.
Referenzfeldliste
Summe aller Spenden pro Referenznummer
Referenzfeldliste detailliert
Summe aller Spenden und Einzelspenden pro Referenznummer.
Nur bei Buchhaltungsüberleitung zum Abgleich der Buchhaltung!
Mit der Ausgabeart Spendedatum/Stornodatum wird eine Liste erzeugt, in der die Spenden pro Monat bzw. Tag dargestellt sind. Es werden nur die selektierten Spenden berücksichtigt.
Spendedatum/Stornodatum
Summe aller Spenden (exportiert / nicht exportiert / gesamt), Summe aller Stornos (exportiert / nicht exportiert / gesamt) und Gesamtsumme (exportiert / nicht exportiert / gesamt) pro Monat
Spendedatum/Stornodatum detailliert
Einzelspenden (Spendename und Buchhaltungsdaten) pro Tag und Exportiert und Nicht exportiert
Bereich der Adressen, die bei der Ausgabe berücksichtigt werden sollen
Legen Sie hier fest, welche Adressen bei der Ausgabeberücksichtigt werden sollen.
Beachten Sie die Auswirkung der Einstellung beim Mandanten im Layer Kontakt / Spende. Mit der Einstellung Kontakte bei Ehepaaren im Haushalt zuordnen bei der bevorzugten Adresse im Haushalt steht nur die Auswahl Haushalte - Bevorzugte Adresse im Haushalt zur Verfügung.
• Alle
Adressen
Es werden alle selektierten Adressen einzeln berücksichtigt.
• Haushalt
Es werden zu allen selektierten Adressen die Haushalte gebildet.
• Haushalte
- Nur selektierte Haushaltsangehörige berücksichtigen
Es werden zu den selektierten Adressen die Haushalte gebildet, wenn
die Haushaltsangehörigen auch in der Liste der selektierten Adressen
vorhanden sind.
Die möglichen Ausgabeformate stehen nur bei der Ausgabeart Liste zur Verfügung. Die Ausgabearten Serienbrief und Überweisungsträger lassen sich nur PDF-Datei erstellen.
CSV
(Comma Separated Values) eignet sich für den Datenexport, das Format
wird von Fremdprodukten erkannt.
Aufbau der Exportdatei
PDF ( Portable Document Format) ist ein von der Firma Adobe entwickelte Speicherform für Textdokumente.
Über die Kontrollfelder veranlassen Sie, dass die ausgewählten Spenden automatisch das Kennzeichen Bedankung erstellt erhalten und die Spender ggf. automatisch einer Aktion zugeordnet werden. Aktivieren Sie die Kontrollfelder.
Für die ausgewählten Spenden wird automatisch das Kennzeichen 'Bedankung erstellen' gesetzt!
Für die ausgewählten Spender-Adressen wird automatisch die ausgewählte Aktion als Kontakt zugeordnet!
Rahmenprojekt/Projekte (von-bis)
Das Feld ist nur zu füllen, wenn als Ausgabeart
Serienbrief eingestellt wurde.
Alle eingerichteten Projekte werden aufgelistet.
Die Felder Absender, Bankverbindung und Kontoinhaber sind die Daten
aus dem Projekt. Die Daten werden nach der Projektauswahl aktualisiert.
Die Angaben werden nach Auswahl eines Projekts eingeblendet. Die Daten sind grau hinterlegt und lassen sich hier nicht verändern.
Zeigt die beim Mandanten bzw. beim Projekt eingerichteten Vorgaben für die Adressierung / Briefanrede.
Ist die Option Es
gelten für dieses Projekt die Anrededefinitionen des aktuellen Mandanten
nicht aktiviert
, hat das Projekt spezielle
Angaben.
Anrede für Verheiratete im Haushalte
Männliche Anrede in der Adressierung
Maximales Alter von Kindern im Haushalt
Das Feld ist nur zu füllen, wenn als Ausgabeart
Serienbrief ausgewählt wurde.
Alle eingerichteten Aktionen (Textvorlagen) werden aufgelistet. Einen
Probedruck starten Sie über
das Symbol 
am Zeilenende.
Die Vorschau wird als PDF-Format im Programm Acrobat Reader angezeigt.
Die Option wird nur bei den Ausgabearten Bedankung aus Projekt und Serienbrief eingeblendet. Mit aktivierter Option wird der Brief bei der Adresse im Layer Dokument archiviert.
Bereich der Adressen, die bei der Zuordnung der ausgewählten Aktion berücksichtigt werden sollen
Wenn Sie z.B. die Adressliste als CSV-Datei ausgeben, um mit Ihrer lokalen Textverarbeitung Serienbriefe zu schreiben, haben Sie die Möglichkeit, automatisch einen Kontakt bei einer Adresse eintragen zu lassen. Legen Sie hier fest, bei der Zuordnung der ausgewählten Aktion berücksichtigt werden sollen
• Alle Adressen berücksichtigt alle selektierten Adressen.
• Haushalt - alle Adressen im Haushalt werden berücksichtigt.
• Haushalte - Bevorzugte
Adresse im Haushalt
Von den selektierten Adressen jeweils die bevorzugte Adresse im Haushalt,
auch wenn sie nicht in der Selektion enthalten ist.
• Haushalte
- Bevorzugte
Adresse im Haushalt - Nur
selektierte Haushaltsangehörige berücksichtigen
Von den selektierten Adressen nur die bevorzugte Adresse, wenn sie
in der Liste ist. Sind mehrere Adressen eines Haushalts in der Liste,
allerdings ohne Status bevorzugte Adresse, wird die älteste selektierte
Adresse berücksichtigt.
• keine Adressen berücksichtige keine Adresse
Als Kontaktdatum wird das neben der Aktion stehende Datum verwendet. Dieses Datum können Sie ggf. ändern.
Stellen Sie eine Sortierung für die Verarbeitung ein. Die Daten lassen sich wie die Liste, nach dem Namen oder nach Postleitzahl/Ort/Straße sortieren.
2. Nach Eingabe
aller Daten starten Sie die Ausgabe mit de Schaltfläche 
Weiter. Die Daten werden entsprechend
Ihrer Einstellungen verarbeitet.
3. Mit 
Schließen kehren
Sie zu der Spendenliste zurück. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten
Sie nur im Ausnahmefall das 
aus der Titelleiste benutzen.