Importieren startet das Einlesen der Importdatei.
	Zurücksetzen entfernt Ihre Eingaben.

 

Es sind die Importschnittstellen für Altruja, MT940 SWIFT, CAMT und Standard CSV eingerichtet. Zu jeder Spende wird die Bankverbindung der Überweisung gespeichert.

Die Qualität der Informationen, die im Feld Verwendungszweck eines Überweisungsträgers gedruckt werden, ist entscheidend für die Trefferquote beim Einlesen der Zahlungseingänge über die Schnittstelle MT940 SWIFT und CAMT verantwortlich.

Es kommt häufiger vor, dass überwiesene Beträge auf Hinweis des Spenders auf mehrere Projekte aufgeteilt (gesplittet) werden sollen. Das kann direkt beim Bearbeiten der Spenden beim Import MT940 SWIFT und CAMT vorgenommen werden. Die gesplitteten Beträge werden anschließend wie Einzelspenden behandelt. Solange keine Zuwendungsbestätigung vorhanden ist oder die Spende ins Finanzwesen übergeleitet wurde, kann eine Spende auch nachträglich gesplittet bzw. die Splittung aufgehoben werden. weitere Hinweise

Wenn eine Spende zu einer Adresse eingegangen ist, die nicht den Status vollständig/aktuell hat, wird eine Warnung angezeigt und die Spende wird nicht automatisch über die Schnittstelle MT940 SWIFT und CAMT übernommen.

Die Camt-Datei liefert die Iban vom Unterkonto, wenn bei der Bank vorhanden. Beim Einlesen der Camt-Datei wird zuerst der Iban vom Unterkonto und anschließend der Iban vom Hauptkonto für den Spendeweg ermittelt und bei der Spende hinterlegt.

Arbeitsschritte

1.      Öffnen Sie das Eingabefenster über Spende / Importieren. Wird der Unterpunkt Importieren nicht angezeigt, fehlt Ihnen die nötige Berechtigung zur Bearbeitung.

2.      Aus dem Listenfeld Format muss zuerst das entsprechende Einleseformat ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen Ihnen die Schnittstellen Altruja, MT940 SWIFT, CAMT und Standard CSV. Der CSV-Import ist besonders hilfreich, wenn Sie die Spendenhistorie von Adressen aus einem anderen Systemen übernehmen möchten.

3.      Tragen Sie das Verzeichnis und den Dateiname der Importdatei in das Eingabefeld ein. Die Schaltfläche Durchsuchen öffnet Ihnen den Assistenten zur einfachen Suche der Datei.

Teilweise liefern die Banken Dateien ohne BOM-Steuerzeichen. Umlaute und Sonderzeichen werden dadurch fehlerhaft dargestellt. Aktivieren Sie die Option Datei mit UTF-8 Kodierung lesen (BOM-Steuerzeichen in der Datei sind nicht geliefert) für eine richtige Umsetzung.

4.      Nun kann das Einlesen über die Schaltfläche Importieren aus dem Formularkopf gestartet werden.

5.      Es wird eine Liste der zum Import bereit gestellten Datensätze angezeigt (abhängig von Ihren Berechtigungen). Beachten Sie die Hinweise oberhalb der Liste.

Bei den nicht zuzuordnenden Spenden ist es möglich über das Symbol Spende bearbeiten, die Spende einer Adresse, Projekt und Aktion zuzuordnen. Die Adressen werden mit dem Status Fehler und in rot gekennzeichnet. Zusätzlich ist es möglich neue Adressen in einer Schnellerfassung anzulegen, deren Spenden im Format MT940 SWIFT und CAMT importiert wurden.

Wenn Sie auf mehrere Mandanten Zugriff haben stehen Ihnen beim Nachbearbeiten von Spendeneingängen alle Mandanten zur Auswahl. Nach Wahl eines Mandanten stehen die Adressen und die Projekte mit den entsprechenden Aktionen dieses Mandanten zur Verfügung, um den Spendeneingang eindeutig zuzuordnen.
Auch bei der Schnellerfassung von Adressen wird die Adresse beim ausgewählten Mandanten gespeichert.

Es kommt häufiger vor, dass überwiesene Beträge auf Hinweis des Spenders auf mehrere Projekte aufgeteilt (gesplittet) werden sollen. Das kann direkt beim Bearbeiten der Spenden beim Import MT940 SWIFT und CAMT vorgenommen werden. Die gesplitteten Beträge werden anschließend wie Einzelspenden behandelt.

6.      Wählen Sie aus der Liste die zu importierenden Datensätze aus und bestätigen dieses durch Übernehmen. Es werden nur die Daten importiert, die durch ein Haken markiert sind. Wenn Spenden (weil z.B. die Adressennummer nicht vorhanden ist) NICHT eindeutig einer Adresse zugeordnet werden können, werden bei der Nachbearbeitung in der Vorschlagsliste auch nur bevorzugte Adressen im Haushalt angeboten.

Beachten Sie die Auswirkung der Einstellung beim Mandanten im Layer Kontakt/Spende. Der Eintrag Spenden bei Ehepaaren im Haushalt werden gebucht bei der bevorzugten Adresse im Haushalt, bedeutet dass eingelesene und eindeutige Spenden für die NICHT bevorzugte Adresse im Haushalt automatisch auf die bevorzugte Adressen im Haushalt gebucht.

Standardmäßig sind alle Datensätze in der Liste für den Import aktiviert . Die Markierung wird durch Anklicken der einzelnen Felder entfernt bzw. neu gesetzt. Eine bequeme Möglichkeit alle Haken auf einmal zu entfernen bietet ein Mausklick auf das Kontrollfeld in der Spaltenüberschrift. Genauso können auch alle Datensätze wieder markiert werden.

7.      Nach erfolgreichen Import erhalten Sie eine Meldung am Bildschirm.

Beim Import einer MT940 SWIFT und Camt Datei wird der Verwendungszweck bei der Spende in die Notizen übernommen.

Spenden, die nicht automatisch zugeordnet werden können, lassen sich bearbeiten und manuell zuweisen.

Hinweise

•        Beim Import über MT940 SWIFT und CAMT wird die Art der Spende automatisch gesetzt. Überweisungen, die vom Spender als Dauerauftrag bei der Bank eingerichtet sind werden erkannt und als Art der Spende = Dauerauftrag gekennzeichnet. Über dieses Kennzeichen können Sie Spenden selektieren, um Ihre Dauerspender zu erkennen.

•        Beim Erfassen von Spenden, muss das Bankkonto hinterlegt werden auf dem die Spende eingegangen ist. Beim Import passiert dies natürlich automatisch. Dadurch ist es möglich, dass Spendeneingänge zu einem Projekt auf verschiedenen Bankkonten eingehen können und in der Buchhaltung mit dem richtigen Zahlweg bzw. Verrechnungskonto verbucht werden.

•        Die Meldung Dauerauftrag - ggf. Projektzuordnung neu festlegen ist eine Warnung, die immer erscheint, wenn der Importsatz eine Dauerauftragsgutschrift ist. Prüfen Sie, ob der Gültigkeitszeitraum des Projektes oder der Aktion noch gültig sind. Bei länger laufenden Daueraufträgen haben sich ggf. die Zuordnungen geändert. Sie solch einem Fall kann ein Dauervorgang bei unter <Adresse> angelegt werden.

•        Importsätze mit dem Status Warnung können ohne weitere Bearbeitung importiert werden. Die Sätze sind erst einmal nicht angekreuzt, man kann aber über  das Ankreuzfeld "Alle wählen / abwählen" alle ankreuzen und muss das nicht bei jedem Satz einzeln machen.

•        Wird beim Import über CAMT bei einer Spende keine Adresse, Projekt und Aktion gefunden, wird nach einem passenden Spendeweg (Bankverbindung vom Mandant) gesucht und für die Spende vorbelegt. Die Adresse und das Projekt können manuell nachgetragen werden. Die Auswahl Mandant und Spendeweg sind gesperrt. Wird auch kein Spendeweg gefunden, kommt eine Warnung "Kein Spendeweg gefunden für Mandant XXX und IBAN.